Communiqués
08 Jan 2020

Offre d’emploi : Adjointe ou adjoint à la direction générale

L’Association franco-ontarienne des conseils scolaires catholiques (AFOCSC) est à la recherche d’une personne dynamique pour le poste d’adjointe ou d’adjoint à la direction générale.

Lieu de travail : 372, rue Bay, bureau 701, Toronto (Ontario) M5H 2W9

Créée en 1998, l’AFOCSC est une organisation sans but lucratif.  Elle est la voix des huit conseils scolaires catholiques de langue française et elle fait valoir l’importance de l’éducation catholique en Ontario. Par son leadership, l’AFOCSC cultive la croissance et la vitalité du système scolaire catholique de langue française.

Description du poste :

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec la direction générale. Elle est responsable de l’organisation et du bon fonctionnement opérationnel et administratif du bureau et des services dispensés aux membres.

Activités :

  • Accueillir et recevoir les membres et les visiteurs au bureau de l’AFOCSC
  • Réception et tri du courrier quotidien
  • Répondre au filtrage et faire le transfert des appels téléphoniques entrants
  • Appuyer la direction générale dans l’exécution de ses fonctions
  • Convoquer et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue et le déroulement des réunions du conseil d’administration et des divers comités
  • Offrir un soutien à la direction générale pour donner suite aux décisions du conseil d’administration dans les domaines relevant de sa compétence
  • Relayer les communications pertinentes aux membres
  • Effectuer des recherches, élaborer les ordres du jour de rencontres, recueillir des données, participer aux réunions du conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux
  • Aider à organiser des événements de grande envergure tels que le congrès annuel de l’AFOCSC et des sessions de formation
  • Coordonner l’assemblée générale annuelle (AGA) et toutes les communications réglementaires avec les membres

Une description détaillée des tâches de l’adjointe ou l’adjoint à la direction générale de l’AFOCSC est disponible ci-bas.

Exigences :  

  • Être titulaire d’un diplôme, d’un certificat ou avoir une formation pertinente en secrétariat ou son équivalence
  • Posséder trois ans d’expérience dans un poste connexe
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française et très bonne connaissance de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, bonne capacité de rédaction professionnelle et de communication orale
  • Avoir une excellente connaissance de la suite Microsoft (Word, Excel et PowerPoint)
  • Être disponible pour travailler en soirée et les fins de semaine à l’occasion
  • Qualités personnelles et professionnelles propres à l’emploi : la rigueur, la discrétion, l’autonomie, le sens de l’organisation, l’aptitude à gérer les urgences et souci du service à la clientèle

Conditions de travail :     

Le salaire et les conditions de travail sont conformes au manuel du personnel de l’AFOCSC.

 Date d’entrée en fonction :

Immédiatement

Pour présenter votre candidature, veuillez faire parvenir par courriel, avec la mention PERSONNEL ET CONFIDENTIEL, une lettre de présentation et votre curriculum vitae avant 16 h le mercredi 22 janvier 2020 à l’attention de :

Janine Griffore, directrice générale par intérim de l’AFOCSC

Courriel : [email protected]

Nous communiquerons seulement avec les candidates et les candidats retenus qui auront à fournir, lors de l’entrevue, une liste de trois références dont une provenant du dernier superviseur. Des mesures d’adaptation seront offertes sur demande aux personnes ayant des besoins particuliers.

Description des tâches

 Sommaire du poste :

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec la direction générale. Elle est responsable de l’organisation et du bon fonctionnement opérationnel et administratif du bureau et des services dispensés aux membres. Elle comble les fonctions ci-dessous :

Activités :

  • Accueillir et recevoir les membres et les visiteurs au bureau de l’AFOCSC
  • Recevoir et trier le courrier quotidien
  • Répondre au filtrage et faire le transfert des appels téléphoniques entrants
  • Appuyer la direction générale dans l’exécution de ses fonctions et assurer la qualité des communications (en français et en anglais) émanant du bureau

(Révision linguistique, mise en page des correspondances, mémoires, etc.,)

  • Convoquer et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue et le déroulement des réunions du conseil d’administration et des divers comités
  • Offrir un soutien à la direction générale pour donner suite aux décisions du conseil d’administration dans les domaines relevant de sa compétence
  • Relayer les communications pertinentes aux membres
  • Coordonner les activités du Conseil d’administration
  • Effectuer des recherches, élaborer les ordres du jour de rencontres, recueillir des données, participer aux réunions du conseil d’administration, agir à titre de secrétaire de séance et rédiger les procès-verbaux
  • Organiser des événements de grande envergure tels que le congrès annuel de l’AFOCSC et des sessions de formation des conseillères et conseillers scolaires à l’échelle provinciale
  • Coordonner l’assemblée générale annuelle (AGA) et toutes les communications réglementaires avec les membres
  • Tenir à jour le registre des membres
  • Gérer le classement électronique des dossiers
  • Prévoir et faire les achats de fournitures du bureau
  • Négocier des contrats avec les hôtels pour assurer l’hébergement des membres du CA
  • Travailler en collaboration avec le ou la commis comptable dans le cadre des activités et opérations comptables inhérentes au bon fonctionnement de l’organisation
  • Gérer la carte corporative de l’institution conformément aux règlements et procédures établis
  • S’acquitter de toute fonction connexe qui lui est assignée